「資料夾」和「標籤」的使用概念差異
PARA概念簡述
根據「The Second Brain」中提到的「PARA」概念，分成4個資料夾背後的理念是「Actionability」。也就是說，越是預期會「付諸行動」的，越是要放在前面的資料夾。所以，最短跑，最急件式的資料，都應該放在「Project」的資料夾中，而長期責任或關注領域的內容，要放到「Area」資料夾中。個人興趣類的資料，就應該放在「Resource」中。而沒事根本不會拿起來看他一眼的，就是要封存到「Archive」中。
實務狀況
舉例來說，「第二大腦」只是個人興趣，所以相關的筆記都放在了Resource下。可有陣子這個主題被同事們高度重視，甚至也變成孩子或老婆的學習方法論的基礎，因此他們都希望我能把收集到的新資訊，都整理或分享給他們。此時，同主題的資料會需要變成放在Area下，因為我確實需要一定程度的”付諸行動”。
所以，原來我零碎分布在Resource裡的筆記，就應該要都找出來，放在Area下。
接下來，長官也注意到「第二大腦」方法論的重要性，要求我為同事們開個演說或是課程。這下這個主題可完全不折不扣的需要變成一個Project了。接下來的筆記，就算我記得要放到Project下，可之前可能有些還散落在Resource中的，或是已經整理到Area中的筆記，難道是要把它們找出來，統統搬到Project下了嗎？
正確答案 (驚不驚喜？意不意外？！😅)。
「資料夾(Folders)」，「關鍵字(Keywords)」和「標籤(Tags)」的差異
可問題來了，如果我有超過1000個的筆記，我要怎麼找出它們，然後放到指定的資料夾？答案是，要”找到筆記”，靠的並不是「資料夾」，而是「關鍵字」和「標籤」。
「標籤」是用來補足關鍵字不足的工具。一篇講Linux中互斥鎖(Mutex)的筆記，全文可能沒有任何「Linux」的關鍵字，但這篇筆記完完全全，不折不扣就是篇Linux相關的筆記。因此我們就應該透過給予「Linux」的標籤，來補足關鍵字的不足；用於描述綠色能源相關的筆記內容，如太陽能、風能、水能等可再生能源的介紹或應用，文中可能不會有任何「綠色能源」的關鍵字，透過標籤就很有效的找到這些文章。
另外，有人可能會說，這和論文中常用的「See Also」有什麼不同？如果只看一篇筆記，只看一篇論文，用Tag或用See Also是沒什麼差別。可一但把這個規模放到100篇，放大到1000篇，問題可就複雜得多了：在講「第二大腦」這種主題的文章中，有人會說「The Second Brain」，有人會說「第二大腦」，有人會寫「2nd Brain」，還有人會寫「2nd_brain」…多的是有各自表述的空間，如果我們不用一個標籤給定下來，屆時我們根本不曉得要用什麼樣的關鍵字去搜尋？
所以在面對每一篇筆記的Organize的過程時，我們要詢問自己的是：「這篇筆記是為了支援哪一個行動的？」，而不是「我要放在哪裡才能有效率的找到它？」或是「放在哪裡”意義”上比較正確？」。如果此時此刻，這篇筆記並沒有和任何一個活動有關係，那不論是丟到Area或是Resource都沒有關係。因為”意義”上的正確並不是「行動」，沒有行動就不會帶來價值，如果不會帶來價值，那放在哪裡真的沒有什麼關係。
原來的問題並不存在
所以回到原來的那個問題：我有超過1000個筆記，我怎麼有辦法記得，當時它們被放到哪個資料夾？然後要找出它們，根據PARA的原則，放到”現在”該放的資料夾中呢？
現在我們知道了，「找出他們」本就不關資料夾的事，而是我們當時是否有足夠的關鍵字或標籤。它們確實有可能在不同的資料夾，但若我們有足夠的標籤或關鍵字，一搜尋就出來了不是嗎？而且一但搜尋出來，把它們移到指定的資料夾，根本就是幾個拖曳動作就可以解決的。真正的成本並不是在「移到資料夾」上，而是在「找到那些筆記」。