June 3, 2022

我對「會議效率」的改善計劃

昨天同事發了封信件，大家討論起什麼叫「高效會議」，要怎麼樣能夠改善會議效率。因此我也翻了下之前自己的一些想法記錄，分享給大家。

「討論」和「會議」的差異

「會議」是用來形塑行動的，「討論」是用來釐清認知不同步的迷霧的。

所以若我們決定要開會，卻沒有以終為始，先想清楚這個會議要形塑什麼行動，那我們需要的就不是「開會」，而是收集更多的資訊，進行更多的討論，來釐清我們究竟要採取什麼行動。「會議」就是一個匯聚專家知識及洞見，來做出決策的正式程序，所以實務上，我們應該會有許多討論，而不是許多的會議。

會議室註冊表

如果我們決定要開會，才需要註冊會議室，以免時間和會議室有所衝突。註冊表不能有「每週一次」或是「每天固定」這種可以預先註冊的選項，一張表只能代表一次的會議，以免浪費了根本沒被使用的會議室資源。為了確保是有效的會議，每張表上面都該記錄的項目有這些：

1. 會議之後，預期會執行什麼行動？
2. 每個與會者在會議中扮演的角色？
3. 會議的主題是什麼？
4. 與會者需在會前閱讀的資料是什麼/在哪裡？
5. 要使用的會議室？
6. 這次的會議成本多少？

會議流程

雖然每個會議的與會者和目標都不同，但作為一個檢查表，可讓我們確認沒有漏掉一些重要的流程，能讓這個會議更有價值：

1. 閱讀時間(約3~10分鐘)
   • 確保每個與會者對要討論的主題，有足夠的資訊。
   • 如果要閱讀的資料無法在10分鐘內讀完，那就是要討論的主題範圍太大。如前述，我們需要更多的討論，來收斂最終要開會決議的事情。
2. 與會者說明問題和發表意見(每位約3分鐘)
   • 先讓與會者針對讀過的資料，說明他認為有問題的地方，確保大家在認知上的同步。
   • 同時也請與會者發表他的意見及想法，確保大家都有一輪輸出，才不會整場會開完，有人根本沒發言。
3. 主持人決定(剩下的時間)：接下來就是主持人自己決定後續的會議怎麼討論了，別超過時間就行。

會議記錄

每個與會者都花了時間，都建立了共識，都準備付諸行動。為了確保剛剛說的那些話會成真，我們需要製作會議記錄，供稽核小組覆審行動的結果：

1. 主持人和與會人名單，缺席的人員及原因
2. 主議題的結論
3. 額外提出的議題及其結論
4. 稽核小組窗口