在這個充斥即時通訊工具的年代，我越來越討厭這種工具，尤其是LINE，尤其是用在工作上。
疫情加速了遠距工作的常態，在台灣是LINE的普及率最高，"理所當然"的成為即時通訊工具的首選。很多人都直覺的認為，即時通訊比E-Mail好，也可以當電話打，絕對是生產力的好幫手。要討論什麼就拉個群，要做什麼專案也拉個群。但多數人的手機真的拿起來看，就會發現LINE上的未讀訊息，跟信箱中的未讀信件的數量，並沒有差太多(信箱還比較少)。這真的很諷刺：
每個人都有"即時"通訊軟體，但他們都不會"即時"去處理那些事情。
用LINE協作的嚴重缺陷
在試用不少企業協作軟體(RocketChat, JANDI, MS Teams, Slack等)後，很快的就意識到用LINE談公事或協作，真的是有許多缺陷克服不了，也因此才有那麼厭惡的結論。
留存和搜尋問題
先講附件。在LINE中貼上的附件(圖，影片，音檔等)，都是有存取時間限制的，7天內沒存下來，之後是打不開的(正規的方法是沒有，
從Keep或郵件去救的，我覺得就太Geeky了…)。相信許多人都有過這種窘境，好一點的還可以請對方重送一次，糟一點的就完全遺失了。
在LINE中的群組聊天有「群組」和「聊天室」兩種不同的規格，「聊天室」做為臨時討論用途，沒有自己的「記事本」和「相簿」空間，可集中存放文字和照片內容。但無論是群組還是聊天室，在"群聊"的需求結束後，都沒有很好的辦法，將這個房間/頻道給封存或隱藏起來，這也是為什麼在使用一段時間後，LINE裡的聊天視窗完全就會成長到跟一個論譠沒什麼兩樣的原因。
搜尋功能？有啊，可以找關鍵字，日期跟特定的用戶啊。但它只能一個一個找給你，而不是讓用戶給定搜尋的條件(and/or/@/attachments…)，然後列出符合條件的所有記錄。雖然一個一個找的設計，理應可以滿足大部分人的需求，但我們還是會常看到用戶在那邊滑呀滑的，用眼睛去找他們想找的訊息。
極端狀況的存取限制問題
在較注重資安的企業，都會限制會議室電腦的作業系統，不能隨意安裝軟體。由於LINE並不是一個原生的Web App，網頁版得透過瀏覽器外掛的方式安裝。如同剛剛說的，若是在無法安裝軟體的會議室作業系統，我們是完全無法取得LINE中的訊息和資料了。
訊息同步問題
這幾乎也是LINE的一個原生缺陷。在建立群組時，會發邀請給對方，對方同意才會加入。有些時候，我們會忘記這個規定，開了聊群組就開始"同步"訊息，結果後來加入的人是不會被同步到的。為了確保訊息能真的同步給所有人，我們常常得等大家都到了，才能開始說話。
建立群組/聊天室後，最方便的就是你發出的任何訊息，貼上的任何附件，群內的每個人都看得到，都能存取，但這其實也是生產力/時間的最大殺手。不論在群裡是誰在討論，其他的人都會"被迫"要知道這些事情。這裡講的並不是只是「收到通知」這麼單純而已(因為那可以關掉)，光是不相關的討論充斥在訊息區中洗板，就足夠讓其他人耗費心神去分析哪些訊息跟自己有關。
另外一個有趣的現象是，有時訊息的本身有其敏感性，有些訊息會貼到沒有老板的地方，有些訊息是不能被一般員工知道的。由於LINE並沒有針對群組內的成員設定不同的身份，因此要滿足這個需求的唯一辦法，就是拆分成2個群。如此一來，公告類的訊息就得2個群都要發，敏感性的訊息就要想清楚要發哪個群，複雜度又提高了。
Mail沒有問題，有問題的是用戶
即時通訊軟體最早可追溯到ICQ(扣掉PowWow)，後來Skype也可以傳訊息，可我看到許多國外的企業在協作上，仍然是以mail為主，最大的變更頂多是從單機的Outlook變成了 web-based mail 而已。大家都說mail很沒效率，可即時通訊工具這麼多也沒取代掉mail，這不是很奇怪嗎？難道國外那些大企業中的用戶都是傻子？
許多說mail沒效率的評論，都集中在「沒有即時性」，「不相關的信件過多」，「遺失/跑到垃圾夾」，「搜尋訊息困難」等。可在現今的web mail系統中，早就沒有即時性的問題，「不相關」的信件可能被篩的比LINE還乾淨，遺失已經沒聽過了，垃圾信也幾乎是不可能的，論搜尋的話絕對比LINE還高效。
跟Line相比，mail幾乎沒有上述Line的那些問題：能附進信件裡的附件，就是在信件裡了，沒有存取期限。夾不進去的，也一定是透過其他可存取的方式(Ex. 網路硬碟)解決掉了；信件在你手上，愛怎麼搜尋就自己選擇；web mail系統就是網頁，有瀏覽器就可以存取及操作；每次的訊息都可以 選擇(這才是重點) 要同步給哪些人，而不用把所有人都插進來一直廣播。
也許有人會說，mail裡不能直接跟收件人語音/視訊通話？真需要通話的話，多的是工具可以處理，附個連結透過瀏覽器解決就行了；mail裡不能直接看YouTube？不也是一個連結可以處理的事嗎？mail裡不能投票？多的是線上問卷的服務可以用，也是連結可以解決的事。mail還要寫標題，好麻煩？就是因為沒有標題，才讓即時通訊裡的訊息變成雜訊的不是？
Mail的限制，正是為了確保大家能有可靠及有效的協作，而不是什麼都要做。
Mail的要求，就是讓每個訊息都有其使命，都傳到它該去的地方。
其實關於mail的最佳使用法很多，大原則基本上都是「排定時間，有效處理」。近年來「奪回注意力」的高效工作術也都是在講這個原則，即時訊息不即時處理，時間是自己該去主導及掌控的。
OK，不用LINE，但我也不想用Mail…
那有比LINE更適合的協作工具嗎？當然有，基本上只要用「企業協作軟體/平台」去搜尋，就會找到許多好工具。一開始提到的RocketChat，Slack，MS Teams等都是真正為了「協作」而生的通訊工具，之後會再來寫這個主題。雖然他們都沒有LINE的缺點了，但「即時訊息不即時處理」的大原則還是一樣，那才是高效工作的正確姿勢。
