你一定要用任務追蹤系統管理工項的4個理由(上)
Revue 一直無法穩定的送信，因此接下來就改用 buttonedown.email 了。
軟體開發雖然已經是一個很成熟的領域，但很不幸的是這也是一個極其複雜的領域。在人力，時間，規格，優先權等許多的變數交互影響下，雖然英文都叫做「Build」，但軟體開發從來就不像建築業有制式或可靠的流程及規範，沒有地震也很容易"崩潰"💥。因為每一個軟體的背後，都是截然不同的開發過程，所以不管是什麼軟體，都很複雜，每一個bug從誕生到被消滅，也沒有「疫苗」可以預防。每一次時程的延宕，都是在難以掌握的意外下發生的。每個專案管理者或軟體經理人，都是在高壓及迷霧中不斷的探索及確認，有什麼潛在的風險是自己應該注意的？還有什麼問題還沒被解決？自己應該提供什麼樣的資源協助團隊突破障礙？整個開發方向有沒有走山？開發的能量是否都使用在正確的地方？
雖然沒有銀彈可以"一發入魂"解決這些疑難雜症，但透過導入「任務追蹤系統(Issues Tracking System)」，仍是到目前為止，減少軟體開發類型的專案中，最全面，也最有效的方法。這類的工具越來越多，像是Jira, Trello, Asana, Redmine, Bugzilla...各有特色，我們自己導入的是Redmine，這是一套開源可自建的系統，以下我會用Redmine來說明及舉例，但你找得到的任務追蹤系統應該都會有同樣或類似的功能。
雖然任務追蹤系統的觀念是來自於軟體開發的領域，但其實這是所有技術開發產業的縮影，會遇到的問題是大同小異的。所有在技術開發領域中會遇到的問題，簡單分類起來差不多都會有4個方向，也就是你一定要用任務追蹤系統來管理工項的4個理由。
時間花到哪裡
不論是研發產品，還是研究技術，每個成員每天的8小時，就是"固定成本"。透過Redmine要求組員記錄工時，是大部分的人都不喜歡的事，會覺得填這個只是要"證明"他們有在上班，一分一秒都沒有浪費？但其實填工時的一個重要的效果，是要觀察組員是否有卡住的狀況？是否需要你或其他專家的協助？
技術人自我要求高，覺得自己"應該"要有解決問題的能力。這是該有的堅持，但「研發」本來就不是一般的工作(如果你可以計劃，知道怎麼做，何時做得完，基本上那叫「生產」，不是研發)，遇到技術障礙，卡關是常有的事。花時間找答案是必要的支出，但你心中會有一把尺，你會有自己的預期，這個成員在這樣的問題卡多久是一個合理的時間？如果明明是個會Google就應該可以很快找到答案的事，但他卻搞了一整個上午還沒什麼方向，你很難期待他會在下午把事情做完。他需要的不是更多的時間，而是需要有人幫忙突破他的認知障礙。如果他花了大把的時間在開會，而你蠻確認這個會議跟他並沒有明確的關係，他也沒真的輸出什麼價值，那你就得主動 去把這個會議做個該有的調整，看是否能後半段再進去，或是他根本就不用進去，會後記個mail給他就行了。時間是天字第一號你必須使用Redmine的根本原因，再怎麼能幹的組員，時間都是絕對平等的資源，自然必須要用有效率的手段監控管理。
大家蠻常用Redmine在排時程，輸出甘特圖。這當然是重要的事，也是所有成員最不想做，但又最必須做的事情。以研發這種高不確定性，插件又多的工作而言，排時程自然會被成員詬病是一種浪費時間的事情：反正規格常常都會改，時程一點參考價值都沒有。但你該在意的不是時程的本身，而是該在意這些工項的先後順序。大家都會說「重要且緊急的事要先做」，但時程排上去的過程，才是真正落實這句話的行動。不管是誰排的時程，具像化的時程絕對是同步大家對「重要且緊急的事要先做」認知的工具。雖然時程常改，而且都會來自於"不可抗力"的因素，這很令人感到沮喪。但換一個角度去看，在重排時程的過程中，重新看清現實，釐清何事該先做，在對的時間做對的事，才是有效產出，才是我們要使用Redmine的原因。
主動即時同步
人多了，「同步」的成本就會迅速上升。這裡講的「同步」，就是指怎麼保證大家有同樣的認知。除了成員間要有共識，知道現在彼此在做什麼，將來要怎麼協作，而你做為團隊的管理者，更是要做到「見樹也見林」，知道大家在做什麼，也知道不同的「單元」(同類型的職務，像是「軟體」，「美術」或「編導」等)應該要負責哪一塊。如果還要跟外單位，第三方合作的話，那規模又更大了，單靠腦袋或是筆記，是難以應付「見樹也見林」的認知需求的。專案管理的進程中，許多甘特圖，里程埤，人力資源(工時)監控，臭蟲或需求的管理，對每個專案的成員，甚至是公司的管理層，都是十分龐大的資訊量。更糟的是，它們會以每小時為單位，機率性地發生任何變化😵💫。某個成員可能突然被叫去支援急(插)件，業務可能突然會要求新增規格，或是因應競品推出新版本而改變里程埤的時程等。
「同步」這件事的實作上，許多經理人還是習慣自己"挨家挨戶"的詢問，而且通常是因為突然想起來(不管是自己想起來或是別人想起來…是忘記了還是害怕想起來？😅)，這也就是為什麼會有那麼多的同步會議的根本原因。如果沒有Redmine的話，你就得身體力行的去得到這些重要的資訊，更糟的是，問完之後你還得自己記下來。
使用Redmine在同步上的意義及理由就是，你得反轉你和其他協作對象(組員和第三方)，對工作進度和細節的主導權。
每天要求組員 "必須" 得做的事情，就是把他們在工作上發生的事情貼上去。這包括花了多少時間在哪個項目，取得什麼結果，是否有插件，有什麼值得關注的細節等這類事情。雖然聽起來有點多，但並不是所有內容都是必填內容，但一定得寫，也一定有東西可以寫。從「你去問他」轉換到「他寫給你」的過程，就是成員要主動，定時把工作成果交付給你，而不是你花時間去想該問什麼問題，何時方便去問問題，問完後怎麼樣才能記得下來。
Redmine是一個網頁為主的軟體服務，所以每個人寫上去的東西就是「貼文」。是一個可被搜尋，有時間序及修改的記錄。當執行者把工作內容貼上去後，你隨時都可以跟上目前的最新狀態，而不需要等待定期的"同步"會議：因為這是即時同步的呀！我不但能知道每個工項的最新狀態，我也能知道"同步"到整個執行過程發生了什麼事，像是執行的內容改變過嗎？時程提前了嗎？換過人執行嗎？有什麼需要關注的嗎？… 只要你想，你可以決定要同步到什麼程度，有缺乏什麼重要的細節的話？請執行者 "馬上" 補上，而不是你要 "記得" 去要求。
to be continue...