Google生產力專家的建議 - 行事曆
這篇PDF不長，雖然說也算是一種業配文，但建議都算中肯，很值得大家參考。 裡面會提到行事曆，信件和會議，所以大致上之後就是這幾個主題，各寫一篇囉。
A guide to improving productivity and wellbeing from Google Workspace | Google Cloud Blog
許多人對「生產力」的解釋，是指怎麼樣可以在一天當中榨出每一滴精力來輸出結果，這可能是從工業時代的生產線上繼承下來的「效率」思維。但這位生產力專家的解釋比較不同的是，她認為「生產力」的定義，要從身為「人」的主題出發，每個人有自己不同的生產力定義，模式和意義，也是我很認同的版本。
每個人都有在工作上的工作「節奏」，什麼時間是進入心流，最能應付複雜或抽象思考類的工作？何時是在會議中最有參與感，或最有創造力的時候？何時又是回覆信件或即時通訊息的最佳時間？通常會是什麼時候會達到極限，需要吃個下午茶，休息一下，做些和同事交換訊息，建立情誼的時候？這個節奏在辦公室工作時可以很穩定，但在遠距工作的模式下，一切就像變成”串流”一樣，沒有明確的開始結束時間，整個節奏就變得亂了套。
我們應該利用「行事曆」，嘗試重建這個節奏，也是重新認識自己，建立屬於自己的「生產力」模型。
回頭檢視一下在辦公室的自己，或是遠距工作時的自己，何時是最能專注的時間(Peak Time)？也許你一下子沒辦法想得出來或想得正確，沒關係，反過來想可能會容易一點：中餐後的一小時，或是週五下午17:00後這些肯定不是對吧？有時早餐吃得太豐盛的話，連早餐後的一小時也不能算進去。扣掉這些時間，你可以都將其視為Peak Time，而剛剛說的那些「不是」的時間，我們可視為一種準備時間或放空時間(Reset Time)，在Reset Time中我們可以進行一些信件或即時訊息的事情。當然，這是一個動態調整的過程。
行事曆是一個用以公告你何時有空/忙錄的佈告欄，也是你開始奪回自己時間自主權的開始。
僅管你有一些Peak Time可以安排一些會議或討論，但一定要保留足夠的時間，來進行需要深度思考，分析或規劃的工作。專家的建議是每週至少要2-3次的「深度專注(Deep Focus)」時間，這些時間通常是寫篇文章，準備簡報，或是資料分析這類工作的必要時間。所以你應該要做的，就是把這些時間當作是一個行程，給預定(Block)到行事曆上。讓大家知道，這段時間你不會馬上回信/訊息，而且是在進行非常重要的事。通常標上「專注時間」這樣的標題已能讓大部分的人予以尊重，但總是有人嘗試來奪取這些時間，挑戰你這段時間的重要性，必要的話你可以給這些時間起個嚇人的標題，像是「xxx產品的策略會議」或「小組內部重要工項討論」。
通過行事曆也可以省去一些無謂的「確認」溝通。像是一天到晚收不完的會議邀請信，或是接不完的電話，每次都是來問你「何時有空」的這種事情。之後你就可以公布你的行事曆，請對方自己看，有什麼資料，視訊會議連結在哪裡，統統附上去即可，不用一直問/通知你。
由於你已經通過行事曆，排出你的Peak Time，那你就應該在Peak Time中，先做重要的事。
人性使然，我們都會在完成小事情上得到一點救贖，覺得自己有完成事情，不算是”沒有生產力”的一天。因此可能光是收信或是回訊息這些”小事”，就可以耗掉一整天，然後把更大更重要的事，拖到最後一刻才臨時抱佛腳，或是根本沒有執行。僅管你已經在行事曆上框出專注時間了，但你對自己的時間可能沒有100%的掌握權：老闆要找你，你實在不能當做沒看到。但你仍可以透過調整做事的順序，讓重要的事先執行，來讓自己適應新的生產力的定義。假以時日，你會看到很大的不同。
還有一個重點是，儘量避免「Context Switch」，簡單來說就是避免在不同環境不同類的事情中，頻繁切換執行。在安排行事曆上的事情時，你其實就可以嘗試將同類的事情安排在一起。例如你早上可能需要找老闆口頭討論一些事情，這時你就可以同時把一些和組員一對一面談的事情，接續地排在和老闆面談後面，讓整個大腦的思維儘可能有同類的模式。相反的，一但進入回信的時間，就可以連訊息一起回一回。如果有偶爾回辦公室的時間，集中安排只能在辦公室做的事情，也是儘量把時間使用率最大化的好方法。基本上就是在適當的時間或地點，就安排適當的事情來執行，
最後則是在下班前或是睡覺前，安排所謂的「每日計劃」時間。把明天最重要的時間都預約起來，把只能在辦公室的事情安排下去，這種對時間的自主掌控感，也會讓自己對自己的時間有一點掌控感。行事曆上的行程是你的隊友，是和你一起併肩作戰，嘗試奪回時間自主權的隊友，不是給自己挫折感的批判者。一開始你們或許不容易找到合作的方式，但大方向不變，試個幾次，你就會發現自己總算能找回一些「真正的生產力」。