Google生產力專家的建議 - 收件夾
之前寫過電子郵件的主題，今天來聽聽Google生產力專家怎麼說。
其實郵件是很成熟的通訊系統，有統一且完整的標準，但因為對應的工具沒跟上越來越快的通訊思維，所以現在即便有長得很像通訊軟體的Mail Client，但郵件依然還是被許多人視為是”難用”的通訊方式。
再怎麼難用，就算自己和身邊的人有好幾套通訊工具，由統計結果得知，我們大家每天仍然會收發許多信件，正式的非正式的都有，不可否認的，郵件仍然是最正式的通訊媒介。因此「收件夾」的正確使用觀念，對生產力的優化還是有很大的影響力。
如果要簡化說明，怎麼樣高效使用郵件這種通訊工具，我們幾乎可以濃縮成一句話：定時清空收件夾，給每封信一個行動。
首先是第一句話，「定時」。許多人都很苦惱，總是被未讀信件分了心，如果不去看，漏掉什麼重要訊息怎麼辦？可去看了，又很難避免一封一封看下去，或是完全跳去處理那些不重要的瑣事。文中有提到，其實郵件系統本就可以設定「真正重要的信才通知的方法」，所以適當的設定好篩選器，把其他的通知都關掉後，你就可以在固定的時間，再去一口氣處理所有的信。
「清空資料夾」要跟下一句「給每封信一個行動」一起說明。
為了滿足上述的這兩個需求，有一個很重要的方法叫做「sorting, reading and answering」。也就是說，當我們面對收件夾裡的郵件，我們應該給每封信一個行動，要嘛放在「細讀(reading)」區，要嘛是「回信(answering)」區，要嘛就刪除它，要嘛就封存它。這個分類的過程就是在排定(sort)每封信的重要性。
現在的郵件系統，大多數都支援標籤(tag)，再不然至少會支援資料夾。「把信件放到該放的位置」這件事，可能是加個標或移動信件而已，但對我們的意義可不只如此：這是一個「行動」的承諾。若我們把所有的信件就這麼攤在收件夾中，我們再回頭想要整理這些信的時候，我們的大腦會有一種「以為它很難搞」的錯覺。每封信都會很難決定，我們是要現在馬上處理嗎？要細讀嗎？現在馬上回嗎？…很容易我們會一邊決定怎麼處理，一邊就開始處理起來了，整個時間序就亂套了。
「清空資料夾」是一個對應的結果和要求。當我們透過「sorting, reading and answering」的流程在整理信件時，偶爾我們可能會有誤觸的信件又變回未讀狀態，那要清空資料夾的我們，就會馬上發現這個問題。另一個更重要的理由則是，我們可以確保，自己不會因為再看到已決定好行動的郵件而分心。
實務上，有時有的信件雖然不是多重要，但確實真的有一些必須執行的截止時間。透過「鬧鐘提醒信件(Snooze Mails)」功能，可讓那些有「必須執行時間」需求的信件，自己跳出來提醒你。當然，這東西不能過度使用，否則就又變成生產力殺手了。
上述的狀況，其實都不需要多高級的郵件工具才能做到，很多時候都是篩選器(Filter)的基本功能而已。如果你的每日工作生活中，多數都是透過郵件來通訊的，可多讀一下這篇的一些觀念，讓郵件回歸成為「最成熟的訊息系統」吧。