Prouver l’impact culturel sans 8 fichiers Excel

Déclencheur

L’article « La culture, un levier d’action, d’influence et de résilience pour le Québec » rappelle une réalité très concrète pour les festivals, salles, diffuseurs et petits musées : quand la culture doit mieux défendre sa valeur, les organismes doivent prouver leurs retombées plus souvent et plus vite auprès du CALQ, de la SODEC, des villes, des MRC et des commanditaires.

Le problème vécu par le client

Pour obtenir ou renouveler une aide, un organisme culturel doit compiler : fréquentation, provenance des publics, ventes, bénévolat, partenaires, retombées locales, activités de médiation, satisfaction, couverture média, photos et pièces justificatives.

Aujourd’hui, tout ça est dispersé entre Excel, Google Forms, Eventbrite, un logiciel de billetterie, des courriels, des PDF, du papier et des appels téléphoniques. Ensuite, quelqu’un refait les chiffres à la main dans plusieurs formats de rapport.

Conséquences : - 2 à 10 jours perdus par dépôt; - chiffres incohérents d’un rapport à l’autre; - pièces manquantes à la dernière minute; - stress énorme avant les dates limites; - difficulté à raconter une histoire d’impact crédible aux commanditaires.

La solution logicielle et sa forme

Un SaaS web de reddition culturelle centré sur une seule promesse : collecter les bons indicateurs pendant la saison et générer des rapports prêts à déposer pour les principaux bailleurs de fonds et partenaires.

Ce n’est pas un autre outil culturel générique. C’est un produit de preuve d’impact pour les organismes qui vivent de subventions, de partenariats et de reddition périodique.

Périmètre du MVP

Fonctions à livrer

1. Tableau de bord par projet ou saison
   • événements, budget sommaire, objectifs, partenaires, échéances de dépôt.
2. Collecte de données simple
   • formulaires web pour public, bénévoles et partenaires;
   • saisie manuelle rapide des chiffres-clés après chaque activité.
3. Import CSV
   • import des ventes/billetterie et des listes de participation depuis Excel ou Eventbrite.
4. Bibliothèque d’indicateurs standardisés
   • fréquentation, taux d’occupation, origine géographique, bénévolat, retombées locales, médiation, satisfaction.
5. Génération de rapports exportables
   • modèles PDF/Word pour CALQ, SODEC, ville/arrondissement, commanditaire privé.

Ce qu’il faut couper au départ

• aucune billetterie maison;
• aucune comptabilité complète;
• aucun CRM commanditaire;
• aucun module de subvention “universel” avec 200 programmes;
• aucune IA complexe de rédaction narrative;
• aucune intégration API profonde avec tous les outils du marché.

Le MVP doit rester un collecteur + moteur d’indicateurs + export de rapports.

Pile technique suggérée et temps de développement

Stack

• Next.js pour l’interface web
• Supabase pour base de données, auth et stockage
• PostgreSQL pour le modèle de données
• Tailwind CSS pour l’UI
• Chart.js ou Recharts pour les graphiques simples
• Docx/PDF templating pour générer les rapports
• Stripe pour la facturation
• Vercel pour l’hébergement
• Postmark ou Resend pour les courriels

Estimation réaliste

• Semaine 1 : auth, structure organisme/projet, modèle de données
• Semaine 2 : formulaires de collecte et saisie manuelle
• Semaine 3 : imports CSV et calcul des indicateurs
• Semaine 4 : exports PDF/Word et modèles de rapports
• Semaine 5 : facturation, permissions, finition
• Semaine 6 : 2 pilotes réels et correctifs

Total : 5 à 6 semaines pour un MVP vendable.

Coûts d’infrastructure au départ

• Vercel : 20 à 30 $/mois
• Supabase : 25 $/mois
• Email : 15 à 20 $/mois
• Divers : 10 à 20 $/mois

Total estimé : 60 à 95 $/mois.

Modèle de prix

• 119 $ CA / mois / organisme
• 3 utilisateurs inclus
• 20 projets ou événements actifs par année
• exports de rapports inclus
• 299 $ CA de mise en route pour configurer les indicateurs et importer un fichier historique

Option annuelle : 1 190 $ CA / an + mise en route.

C’est un prix acceptable pour un organisme qui économise plusieurs jours de coordination à chaque reddition.

Les 10 premiers clients à viser et comment les rejoindre

1. Petits festivals de musique en région
   Rejoindre les directions générales via les sites officiels et LinkedIn; angle : “gagner 2 jours sur votre rapport de fin de saison”.
2. Festivals de cinéma ou documentaire locaux
   Courriel personnalisé au responsable financement avec capture d’écran d’un rapport type.
3. Diffuseurs membres de RIDEAU
   Utiliser le bottin des membres; proposer une démo Zoom de 20 minutes.
4. Salles indépendantes de 150 à 500 places
   Appel direct à l’administration; vendre le suivi de fréquentation + rapport commanditaire.
5. Petits musées membres de la Société des musées du Québec
   Contacter les DG par courriel avec un exemple de tableau de bord annuel.
6. Centres d’artistes autogérés
   Approche via les regroupements sectoriels et les conseils régionaux de la culture.
7. Corporations culturelles paramunicipales
   Cibler les organismes mandatés par une ville pour opérer une salle ou un lieu patrimonial.
8. Organismes de médiation culturelle jeunesse
   Angle : démontrer la portée éducative et la participation pour renouveler les aides.
9. Événements littéraires, BD ou patrimoine
   Repérer les organismes qui publient déjà leurs partenaires publics; ils ont un besoin clair de reddition.
10. Festivals multidisciplinaires de quartier
    Aller chercher les équipes juste après l’annonce d’une subvention ou au début du montage budgétaire.

Canaux sans budget pub

• bottins de membres RIDEAU, SMQ, conseils régionaux de la culture;
• veille des communiqués de subventions et programmations;
• courriels ultra-personnalisés avec mini-démo Loom;
• offre pilote à 3 organismes pour bâtir les premiers modèles de rapport;
• présence dans 1 ou 2 événements de réseau plutôt qu’une stratégie marketing lourde.

Le principal risque

Le risque, c’est la variété des exigences d’un bailleur de fonds à l’autre. Si tu essaies de couvrir tous les formulaires du Québec dès le départ, tu vas construire une usine.

La parade : - partir d’un noyau de 20 à 30 indicateurs communs; - livrer seulement 4 modèles de rapports au début; - accepter un peu de service manuel sur les 5 premiers clients pour comprendre les vrais écarts.

Appel à l’action

Si tu veux un produit vendable rapidement, fais ceci cette semaine : contacte 10 organismes culturels et propose 3 entrevues de 30 minutes sur leur dernière reddition. Si au moins 5 te disent qu’ils refont encore leurs rapports dans Excel et Word, tu as un créneau solide.

Le bon test n’est pas “aiment-ils l’idée ?”. Le bon test est : paieraient-ils 299 $ de mise en route pour ne plus reconstruire leurs rapports à chaque saison ?