#3: Диалоги Менеджера проектов с AI. Часть 2
Вам переслали эту ссылку? Вы можете подписаться на рассылку и получать письма по пятницам. Или подписывайтесь на канал Meet Deadlines в Телеграм, если вы предпочитаете эту платформу
Привет!
Это вторая часть письма про возможностях практического применения Chat GPT и подобных технологий в работе менеджера проекта. Первую часть можно прочитать здесь, а полная статья опубликована тут (можно ей делиться :)). Напомню, в прошлом письме я описал кейсы применения чата в части Обучения, подготовки шаблонов документов и Суммаризатора видео / писем. В этом письме дополнительно покроем: работу с рисками, решение кейсов, техническую сторону проекта и поговорим про будущее применение технологий.
Но, перед тем как перейти к своей части, хотел поделиться парой находок (как это часто бывает - информация сама находит тебя). Первая - это очередная общая статья о том, как Chat GPT может помочь руководителю проектов, в том числе от тех, кто обучает этим самым проектам. Вторая - очень практическая, чем она меня и привлекла - доклад на TeamLeadConf от Андрея Смирнова (X5 tech) с рассказом о практических кейсах применения Chat GPT в работе руководителя. Записи у меня нет, но есть презентация, где показаны случаи применения:
- написание должностных инструкций (под копирку, поэтому возникает вопрос их целесообразности);
- создания матрицы компетенций для роли;
- вопросы для собеседований;
- решение кейсов (предложи варианты что можно сделать );
- идеи для подарков / тимбилдинга в отделе.
Предложил варианты, как сделать свое коленочное внутреннее решение для суммаризатора встреч через opensource решение whisper.cpp (если у вас корпорация - можно запустить внутренний проект). Ну и как поднять свой внутренний Chat GPT, чтобы скармливать ему внутреннюю корпоративную информацию, без разглашения корпоративной тайны. Полезно :)
Риски и управление ими
На этой странице я привел диалоги про риски. Эту сферу применения Chat GPT для проектного управления я бы отнес к категории успешных. Несмотря на то, что первоначальные ответы как всегда даются общими, при добавлении деталей - ответ может стать приближенным к реальности.
Как происходит составление реестра рисков для проекта? Как правило, в компании может быть глобальный реестр рисков, который менеджеры проектов когда-то составили. Далее, менеджер проектов выбирает под конкретно свой проект наиболее подходящие риски и адаптирует их под особенности. Например, указывает влияние риска на проект и его вероятность в текущих условиях, может уточнить действия в случае реализации риска и активности по его митигации (если требуется). И в целом, важен первичный реестр. Chat GPT здесь отлично справляется с этой задачей.
Для понимания, вот описание моего проекта:
Мобильное приложение для региональной больницы. Минимальная функциональность - пользователи могут записываться к нужному врачу, получать обратную связь по итогу приема врача, электронные справки, результаты анализов и должна быть возможность общаться с врачом в режиме реального времени (вместо похода в больницу).
Например, я описал очень кратко проект и получил, реестр с описанием рисков. Большинство из них валидно, но если мне нужно сделать документ потолще - я попросил еще парочку и получил их в ответ. Исключительно ради образования - я спросил что можно с этими рисками делать? Ответ общий, поэтому его сложно рассматривать как адекватный для моего проекта. Но если у вас изначально ничего нет - хороший старт. Мне очень понравилось, что если вы понимаете что вы хотите получить (как во всех прошлых опытах), то Чат даст вам адекватный ответ. Например, я попросил оценить риски при работе с персональными данными пациентов в этом проекте, применительно к 152 Федеральному Закону. И получил мысли, комментарии - на что я, как менеджер, могу обратить внимание в этом проекте. Это не отменяет наличие общих слов в ответе Чата, но вы уже можете идти и обсуждать эти риски с Заказчиком, с Командой, с Руководством, выбирать стратегии работы с риском. По опыту отмечу, что обеспечение защиты персональных данных может сильно увеличить бюджет вашего проекта :)
С оценкой вероятности и влияния рисков на проект - чат тоже справился. Но ответы не имеют для меня никакого значения, потому что они общие и выдуманные, не подходят под контекст.
Chat GPT отлично подойдет для этой задачи в проектном управлении. Из важного, не используйте слепо ответы. Возникает желание довериться чату безоговорочно - это тот самый дьявол, который может навредить вам. Например, в моем случае - Chat GPT подменил риски проекта ближе к концу диалога и выдал оценку совсем других рисков )
Кейсы и их решения
Попытка решения кейсов (управленческих ситуаций, в которые может попасть и попадает любой менеджер) с помочью чата работает также, как и в других случаях - дает общие рекомендации. Можно попросить креативные варианты, но мне показалось это все еще хуже, чем брейншторм идей с опытными людьми. Все диалоги опубликованы на этой странице, я крайне рекомендую прочитать их :)
Когда в Точке я участвовал в организации курса обучения Тимлидов - одним из этапов курса было решение кейсов (очень полезно для руководителей и развивало кругозор). Я взял пару кейсов, которые мы решали там и сравнил результаты. Из хорошего - для таких задач контекст не всегда доступен, поэтому чем больше креативных вариантов у вас есть, тем вероятнее поиска подходящего.
Рассмотрел 2 кейса:
Кейс 1
Что поделать с людьми, которые приходят на работу ради работы. В общих движухах не участвуют, в проектной деятельности тоже, профессионально не развиваются. Да, показывают стабильные результаты, но чаще средние или чуть выше
Кейс 2
У одного из ребят в команде проблемы с эффективностью, работой над обратной связью, уверенностью в себе и принятием решений самостоятельным.
Уже были не один раз беседы на эти темы. Каждый раз появляются новые причины, почему было так, а не иначе. При этом работа над собой постепенно, но идёт. Например, договорились, что проработать 3 пункта за 2 недели, сделал один. Человек старается, переживает и это видно. Как понять, имеет ли смысл продолжать вкладываться в развитие, будет ли оно приносить плоды? На каком этапе приходит осознание, что нам с человеком не по пути, потому что такие мысли уже проскальзывают?
Общая проблема, которую я не смог решить с чатом - система не может докопаться до проблемы. Чтобы решить кейс - нужно понять проблему. К проблеме применяется тот или иной вариант решения. Но, проблема описана очень общими словами. Ниже последовательные диалоги по каждому кейсу. Я выбрал лишь содержательные ответы для публикации. Неопубликованные ответы чата - нерелевантные. Обратите внимание на мои комментарии - они показывают значимую разность. Дополнительно, в кейсах не рассматривается вариант, что виноват руководитель в чем-то :) Всегда виноватая одна сторона, к сожалению, с чем я не согласен.
Общий итог: Для начинающего руководителя - подходит. Вы получите базовые ответы и рекомендации что делать. Лучше применить эти варианты, чем не делать ничего и пускать ситуацию на самотек. Но решение более выигрышное - пообщайтесь с опытными коллегами - они дадут вам рекомендации применительные к вашей ситуации.
Техническа оценка проекта
На этой странице я пытался прикинуться аналитиком и спроектировать решение. По своей сути спроектировать решение, вместо архитектора или системного аналитика. Краткий итог - да, это работает для небольшого решения, но если делаете систему интеграцию, даже с добавлением большого контекста - не получится.
Взял пример из 2 решений.
Решение 1
Мобильное приложение для региональной больницы. Минимальная функциональность - пользователи могут записываться к нужному врачу, получать обратную связь по итогу приема врача, электронные справки, результаты анализов и должна быть возможность общаться с врачом в режиме реального времени (вместо похода в больницу).
Решение 2 (можно пролистать эту часть - слишком много букв)
Компания имеет распределенную территорию, въезд/выезд на которую контролируется контрольно-пропускными пунктами (КПП). Для проезда через КПП, а так же провоза Товарно-материальных ценностей (ТМЦ) необходим соответствующий документ, согласованный со Службой безопасностью завода. Сотрудники на КПП проверяют соответствие перемещаемой продукции указанной в документе с тем, что провозится фактически и отмечают факт провоза. Процесс согласования разрешений на перемещение ТМЦ для подрядных организаций в случае вывоза, осложняется необходимостью сверки текущего количества с количеством ТМЦ ввезенным ранее. В случае значительного промежутка времени между ввозом и вывозом ТМЦ подрядными организациями – сведения могут быть утрачены, и их восстановление занимает время.
На заводе внедрена система контроля доступа по электронным пропускам, но данный механизм распространяется только на постоянных сотрудников. В случае необходимости пребывания на территории завода посторонних лиц (представитель подрядных организаций, другие лица) – действует система выдачи бумажных разрешений с информацией о пути следования. В связи с использованием бумажного варианта разрешения – ежемесячная консолидация данных занимает значительное время и человеческие ресурсы.
Цели проекта - Внедрение автоматизированного учета и контроля передвижения ТМЦ по территории Компании; - Организация дополнительного канала взаимодействия Компании с подрядными организациями; - Организация учета и контроля выдачи временных и разовых электронных пропусков для посетителей; - Повышение эффективности процесса согласования документов на перемещение ТМЦ.
Задачи проекта - Разработать и внедрить портал, обеспечивающий учёт перемещения ТМЦ и предоставляющий возможность работы с порталом подрядным организациям; - Перевести согласование заявок и документов на перемещение ТМЦ в систему электронного документооборота Directum; - Обеспечить учет движения материальных ценностей при поставке в Компанию, при внутренних перемещениях, при отпуске потребителям; - Обеспечить учет материальных ценностей ввозимых и вывозимых подрядными организациями в процессе и после выполнения работ; - Обеспечить учет выдачи и использования выданных электронных пропусков (временных или разовых) посетителям, подрядным организациям; - Обеспечить передачу и получение информации между интегрируемыми системами и порталом для консолидации данных по передвижению ТМЦ и выдаче пропусков в отчетном представлении в рамках единой системы.
Что получилось? Если говорить про первое решение (небольшое по масштабу и простое) - Chat GPT отлично справился. Он спроектировал и Базу данных, и предоставил примеры заполнения, учел мои дополнительные требования. С проектированием API тоже все прошло успешно. Учитывая тот факт, что не так важная реализация, а главное рабочее решение в конечном итоге - я оцениваю положительно такой подход к использованию.
Крупное решение (почитайте обязательно комментарии - это реальный проект, который я в свое время реализовал) - я бы сказал что Chat GPT не справился. Или у меня не получилось создать достаточный контекст этого решения. Но техническое решение мне не удалось получить, поэтому я решил собрать планы, получить оценку, понять длительность решения. Все то, что нужно сделать на этапе предварительной подготовки проекта. И здесь я бы поставил оценку 2 из 5 :) Возможно, себе же. Оценку проекта не получилось спросить. Chat GPT юлит как настоящий менеджер, который не готов делать рискованных ходов. Сроки проекта - очень приблизительно, с моими вводными получилось сделать.
Провалился
В письме представлены только те кейсы, где есть хоть какой-то осязаемый результат. Chat GPT или альтернативы точно не подходят для:
- Построения планов проектов;
- Построения диаграммы Ганта (хотя есть альтернативы, но сомнительное их применение);
- Проектирования интерфейсов дизайна.
- Оценки сроков и стоимости проекта.
Я пытался использовать Bing AI и встроенный в него движок DALL-E для создания концептов UI приложения - примеры вы видите ниже, выводы сделайте сами. Ну или я не научился правильно писать Промты.
Будущее
Завершить этот большой обзор хотелось бы статьей от Harvard Business Review - How AI Will Transform Project Management. Ее уже переводили на русский язык и я не буду ее пересказывать. Я лишь дам основные тезисы из статьи, как AI может изменить проектное управление в ближайшие 5-7 лет. Некоторые из этих пунктов я вижу вполне реалистичными, основываясь на том, что у меня получилось наисследовать.
- Улучшение приоритезации и отбора проектов. За счет того, что принятие решений будет отдано системам типа Chat GPT - из решений будет убран человеческий фактор и эмоциональная составляющая (вот это вот все: "Я считаю, что проект выгоден компании", "Проект принесет миллионы нам!"...). Решение будет основано только на цифрах, что существенно увеличит успех и обоснованность проектов.
- Мониторинг проекта. Обещают автоматизировать подготовку отчетов по проектах (вполне реалистично, я считаю), подбор методологий для конкретного проекта и оценка рисков.
- Определение проекта, планирование и скоуп. Обещают, что AI сможет готовить предварительные планы проектов и разбивать на этапы, задачи весь проект. Почти в это верю. Основная задача - наполнить контекстом (ресурсы, задачи, архитектура), чтобы AI смог принять решение.
- Продвинутое тестирование решений. Подготовка тестов и тестирование систем, на основании существующей документации. Chat GPT уже может проектировать API. Chat GPT может писать unit-тесты к решениям. Ничего не мешает использовать его для запуска тестов и тестирования решения. Не говорю, что это будет замена тестировщиков, но так же как и Менеджерам проектов - помощь :)
Звучит красиво, часть из этих предсказаний уже реализовано в системах Wrike или Asana. Asana умеет создавать задачи и писать отчеты уже :) Одно "но" - весь проект должен вестись в системе. Все отчеты, вся документация должна быть собрана в одном месте. И это, на мой взгляд, основной стоп-фактор для достижения этого будущего в ближайшие 5-10 лет. Нет одной уникальной системы сейчас, которая позволяет обеспечить потребность проекта во всем. Мы сейчас и в будущем, думаю, будем использовать разный набор систем, для разных задач. MS Project - для планирования. GitHub/GitLab - для хранения кода. Office (Excel, Word) - для отчетности и бюджетирования. Это привычка. Это все еще удобно. Тем более, Office Copilot только сильнее заставит любить нас эти инструменты (будет доступен в конце 2023 года).
Опасения использования
В этой части нет диалогов с Chat GPT, но есть мои рассуждения на тему использования Chat GPT. Даже больше относительно опасений.
С момента, когда я начал использовать чат для написания этой статьи и до последней его части, у меня были следующие ощущения:
- До первого диалога: я бы не хотел использовать чат, потому что это вызовет мое привыкание к нему и я настолько обленюсь, что перестану учиться и развиваться.
- Первые диалоги: как это прекрасно получить вразумительный ответ на каждый бестолковый вопрос! Надо еще спросить, еще и еще... Это уже одержимость
- После первого письма: ответы-то не содержательные... Они не удовлетворяют меня. Да еще и ошибается постоянно. Мне нужно погружаться и разбираться в его ответах! Проверять их, валидировать. Фух, мои знания и мой опыт будет востребован!
- Сегодня: а вы пробовали спросить это у Chat GPT? Это хороший вопрос для того, чтобы узнать у него. Надо сделать суммаризатор для дискуссий в чате (чтобы не читать 100+ сообщений) и было бы неплохо сделать расшифровку аудио-записей с выделением сути из текста.
То есть, фактически - у меня произошло принятие новой технологии и поиски вариантов ее применения, основываясь на возможностях и известных мне ограничениях. И это меня обнадежило:
- Нет, такие технологии не заменят человека;
- Такие технологии не совершенны и пока что не могут заменить человека и сферу проектного менеджмента;
- Но это помощники - нужно внедрять их в работу, чтобы устранить рутину из вашей деятельности (эта статья именно об этом - адаптировать технологию под свои нужды)
Точка
Подготовка этой серии писем заняла достаточно много времени у меня (около 15 часов). Хочу верить, что не бесполезно для вас - вы смогли взять из него или примеры использования, или письмо убедило вас опробовать эти инструменты. То, с чего начинал прошлое письмо - не нужно бояться этого инструмента. Не нужно сопротивляться его внедрению. Нужно найти варианты, как вы можете улучшить вашу работу с помощью новых технологий. И AI не заменит проектного менеджера. Он повлияет на суть его работы в будущем и поможет уложиться в срок вашим проектам :)
Узнать подробнее обо мне можно здесь, об этой рассылке - в специальном разделе