#2: Диалоги Менеджера проектов с AI. Часть 1
Вам переслали эту ссылку? Вы можете подписаться на рассылку и получать письма по пятницам. Или подписывайтесь на канал Meet Deadlines в Телеграм, если вы предпочитаете эту платформу
Диалоги Менеджера проектов с AI
Мне показалось, что этот заголовок отлично отражает содержание. Именно диалог - практический. В Яндекс Практикуме, на курсе Менеджера проектов в ИТ, мы с командой замечаем, что студенты активно используют системы типа Chat GPT для сдачи домашних заданий (это особенно бросается в глаза при сдаче дипломной работы). Первая реакция, которая возникает - запретить. Но если подумать - сопротивляться прогрессу это тупиковая ветвь развития. Нужно наоборот - учить студентов, будущих менеджеров проектов, использовать доступные инструменты для своей работы.
Я попытался поискать ответ на этот вопрос - "Как AI, и Chat GPT в частности, может помочь Менеджеру проектов?". Я нашел ответ, даже достаточном много статей на эту тему. С парой "но": - Это либо подборка утилит-ассистентов (вот, вот и вот), которые могут решить ту или иную задачу (работать с рисками, составлять презентации) - Либо статьи, содержащие общие рекомендации в виде "Убрать рутину", "Писать minutes, follow-up письма" (вот и вот).
Ни в первом, ни во втором случае - я не нашел практического примера и рекомендаций, примеров, которые можно применить. Попробовал это сделать сам в этом письме.
Поскольку диалоги занимают место - они вынесены из письма и доступны по ссылкам. Нужно будет переходить и читать их на внешнем сайте, но это все еще часть рассылки - ведь это те самые примеры, ради которых и написано это письмо.
И да, я разбил весь текст на два письма. В этом письме примеры удачного или частично удачного применения Chat GPT для человека. В следующем, для чего лучше не применять такие технологии (пока что) и про будущее таких технологий. Рекомендую из каждого раздела перейти по ссылке и прочитать содержимое с диалогами на внешнем ресурсе. Выберите тот вариант, которым вам кажется удобным - я постарался сделать разные варианты, которые вам могут быть интересны.
Что исследовал?
За основу я взял систему Chat GPT, как наиболее продвинутую. Все остальные системы - производные этого решения. Попробовал получить доступ к Yandex GPT и Sber GigaChat - доступ лимитирован, не дали. Поэтому смотрим только OpenAI модели. Системы генерации изображений не смотрел (по типу DALL-E 2) - это узкий профиль, который не укладывается в профиль Менеджера проекта.
TL;DR; - summary письма, написано человеком
В целом же - Chat GPT и подобные ему модели отлично подходят для обучения, чему-то новому. Если вам нужно узнать в 3х абзацах "что же такое p3express" - чат сгенерирует вам ответ, поможет задать направление - что вам нужно изучать дальше, на какие атрибуты обратить внимание. Важно понимать, что это общие ответы, без вариаций (потому что вы не спрашиваете вариации) и разностороннего взгляда. Если вам потребуется углубиться в детали - здесь чат сдастся, потому что он все равно дает общие рамки.
Отлично справится с подготовкой общеизвестных шаблонов. Например, формат Технического задания, Фич-листа, Карты рисков и другие стандартные документы. Из преимуществ - эти документы могут быть предварительно заполнены для вас - у вас будет живой пример. Опять же - это в части обучения все.
Чат частично справится с решением проблемных ситуаций, с которыми вы можете столкнуться на работе. Например, что вам делать если к вам пришел сотрудник и попросил x2 зарплату? Если вы не знаете что делать совсем - чат вам подскажет направления. Но, чат не разложит инструкцию для лично вашего кейса. Я заметил, что брейншторм людей с опытом - даст больше полезной информации здесь.
Планы, Оценка бюджетов и Постановки задач - не умеет. В частности, потому что вам нужно задать огромный контекст для этой задачи (загрузка ресурсов, их компетенция, отпуска, календари, базовые ставки, ограничения, подрядчики и т.д.). То есть, вам нужно потратить несколько часов, чтобы все это описать и результат будет все равно посредственный :). Еще не справляется с этой задачей
Улучшить ваши письма, составить письмо для вас - отлично справляется.
Если у вас система интегрирована в видео-конференции - вы можете сэкономить час вашего времени - получить главную суть в 3х строках. Опять же, полезно будет для написания follow-up писем.
Генерировать технические решения по запросу заказчика. Не справляется. Точнее, справляется, но сильно зависит от того, как вы опишите вашу задачу. В моем случае - мне не получилось загрузить достаточный контекст (сделать описание), чтобы чат выдал мне достойный ответ.
Незаметные ловушки. Это то, что я испытал на себе. При общении с чатом, возникает ощущение экспертности собеседника. Ответы быстрые и на первый взгляд точные. Но, если вчитаться, возникает понимание, что ответ недостаточный, в ответе не учтен контекст, часть данных может быть выдумана и нет источников этой информации. Для эксперта, человека с опытом - это ок, достаточно иметь критическое мышление, чтобы отфильтровать ошибки. А вот для неопытного собеседника - это несет риск получения ограниченных или недостаточных сведений, выдать желаемое за действительное, за что потом будет нести ответственность (расчет бюджета, например), отсутствие знаний чтобы провалидировать ответ чата. И еще я заметил, что наконец не нужно запоминать (накапливать знания) информацию - ведь все есть в чате. Чтобы я делал без чата! И это "грабля", которая тормозит обучение собеседника.
Обучение
На этой странице представлены примеры диалогов с Chat GPT, которые показывают, что для целей обучения подходит отлично. Но, только в самом начале пути, чтобы получить направление, общие рамки темы. Немаловажно для участника беседы - правильно задавать вопросы. Чем точнее и однозначнее вопрос, тем точнее ответ вы получите. Поэтому, правильно задавать вопросы - это отдельный навык, которые нужно развивать :)
Сложности обучения на базе Chat GPT - вы не можете оценить, насколько близок ответ к правде. Вам нужно третье лицо, которое провалидирует ответ и даст комментарии. Да и поможет задать правильный вопрос. В противном случае, вы получите общий ответ, который кажется достаточным, но не приблизит вас к желаемым знаниям.
Правильность задавания вопросов возрастает с вашей экспертностью. Когда вы понимаете, что вы хотите получить. Но если вы понимаете, что вы хотите получить в ответ - тогда зачем вам чат? Это будет потеря времени на проверку его ответа.
Выдумки. Чат - выдумывает ответы и определения. Пример - вопрос про стратегии проекта. Я удивился ответу, произошла фактическая подмена понятий. Вопрос на английском внес ясность.
Недостаточность ответа. Часто, ответы содержат самые часто-встречаемые варианты. Пример вопроса про методологии. Где P3.Express? И почему PMBOK содержится в ответе про методологию?
Ограниченность знаний. У меня были ожидания, что все что доступно в интернете - будет доступно и у чата. Возможно, мое заблуждение личное. Я пытался узнать статистику успешности завершения проектов и что влияет на успех или провал проекта. Указывая конкретный материал, где это может быть. Но неудачно. Хотя информация доступна. И да, я помню, что Мир Chat GPT ограничен январем 2021 года. Человек с накопленными знаниями - может дать больше, в конкретной области :)
Шаблоны документов
На этой странице собраны примеры шаблонов проектных документов, которые предложил Chat GPT и всех диалогов с ним. Мне кажется, что справился отлично. Шаблоны стандартных документов, таких как Техническое задание, Устав, Sprint Backlog или Фич-лист - хорошо известны и к ним нет претензий. Можно брать и применять, с конвертаций в word или excel :)
Отлично, что для вашего обучения, развития и пояснения - Chat GPT выдал комментарии, как можно использовать тот или иной раздел документа. Что еще понравилось - если вы дадите контекст проекта (на моем примере - мобильное приложение), то документ будет предзаполнен.
Тем не менее, по ряду не самых распространенных документов, Chat GPT может придумывать их содержание. Например, Project Brief из PRINCE2 или Development Team Agreement. Фантазии в принципе не ограничиваются - если вы попросите несуществующий документ, вы его тоже сможете получить.
То есть, работает в целом хорошо для большинства случаев. Если вы не знаете, как составить любой документ, в компании, у ваших коллег нет шаблонов - Chat GPT даст вам заготовку с примерами. Но также, как и с обучением - работают правила: - Чем конкретнее вопрос, тем конкретнее ответ - Чем больше контекста, тем содержательнее ответ - Валидируются ответы и не доверяйте слепо системе. Она фантазирует
Шаблоны получились объемными по содержанию, поэтому удобнее пользоваться отдельными вопросами и читать комментарии к каждому вопросу.
Summary
На этой странице примеры того, чем Chat GPT и текстовые AI-модели могут справляться лучше всего. Писать и переписывать текст.
Я рассмотрел 3 кейса: 1. Часовая встреча, из которой вам нужно сделать выводы и не тратить время 2. Улучшение вашего письма, по критериям 3. У вас есть записки по проекту, нужно составить текст письма
В качестве кейса 1 я взял видео встречи с одним из PM, где мы говорили об опыте его работы. Предположим, это запись митинга и вам нужно получить итог этой встречи. Напрямую получить не получится, поэтому я использовал сторонние сервисы для этого. Для видео на youtube, утилиту summarize.
Получился вот такой текст:
Николай Коновалов, менеджер проектов в aitu.cloud, объясняет роль менеджера проектов в своей компании, подчеркивая важность управления требованиями и обеспечения успеха проекта. Он обсуждает взаимодополняющие отношения между управлением проектами и управлением продуктами, а также рассказывает о своем опыте управления инфраструктурными проектами и проблемах, с которыми они связаны. Николай разъясняет неправильные представления о конкретном мессенджере и делится своими достижениями в выводе на рынок услуги виртуальной машины. Он также обсуждает обязанности менеджера проекта, проблемы с поиском подходящих членов команды и потребность в ресурсах для достижения бизнес-целей. Кроме того, он рассказывает о масштабах проекта и проблемах адаптации к гибким методологиям. Николай упоминает культуру стартапов в aitu.cloud, проблемы координации нескольких команд и важность коммуникации. Он делится своим опытом работы над срочными проектами и проблемами обучения выявлению рисков. Он подчеркивает баланс между доступностью и соблюдением стандартов доступности. Наконец, он обсуждает стоимость и сложность проектов, а также важность сведения к минимуму времени простоя. Несмотря на ограничения и препятствия, Николай ценит выводы, полученные на встрече, и надеется на подобные встречи в будущем.
За исключением потери смысла частичного - все получилось правильно. Далее я взял транскрипцию текста и попросил сделать выводы из текста в абзацах. Вот что получилось. Я бы сказал достойно, с учетом того, что видео 45 минут, а я все это сделал за 5 минут.
Сейчас системы видео-связи, такие как ZOOM или MS Teams имеют встроенные механизмы "summary" записи. Поэтому, если в вашей компании приняты эти инструменты (и вы можете их оплатить), то постарайтесь воспользоваться этими утилитами. Это сэкономит вам время.
В случае с улучшением письма - это отлично работает. Я использую Grammarly и встроенный бот для улучшения текста на английском языке. В целом, я могу сказать, что он работает отлично. Если не увлекаться со словарем - можно выбрать стиль письма. Не отменяет того, что вам нужно предоставить полный текст письма, чтобы не потерять смысл.
Если же у вас есть только заметки письма и вам лень писать полный текст письма. Chat GPT вам помощник. Он сочинит за вас сложный текст, сделает его обтекаемым. Можно попробовать использовать даже чиновничий язык :) После перечитки, исправления подобранных слов и добавления деталей - можно пробовать отправлять Партнеру. Я решил пойти дальше и попросил написать текст в забавном стиле - обратите внимание как получилось :)
Резюме - отличный помощник для написания писем и получения summary из длинного текста.
В завершении
На этом, я сделаю паузу. Мне кажется, что письмо уже получилось длинным, и если читать все диалоги - можно потратить 30 минут вашего времени. В следующем письме я поделюсь вариантами, где вам лучше не использовать Chat GPT, по разным причинам. Поделюсь опасениями, с которыми лично я столкнулся. И приятным будущим, которое может быть и может нам, менеджерам проектов, помочь.
Если вы нашли полезным это письмо - поделитесь ссылкой с тем, кому оно тоже может помочь
Хороших выходных!
Узнать подробнее обо мне можно здесь, об этой рассылке - в специальном разделе