No necesitas tener 3 apps de notas, 2 para tus calendarios, una de tareas que nunca miras y o tus archivos dispersos en diferentes servicios en la nube.

No necesitas gestores de proyectos ultra potentes para gestionar una mudanza o el próximo viaje de vacaciones. No estás obligado a tener Notion o Craft llenos de bases de datos que vinculen tus ideas con las notas relacionadas con el colegio de tu hijo – si, he visto casos así –.

Solo necesitas 4 apps sencillas que serán la base de tu organización digital, sin complicaciones, sin grandes configuraciones que te quiten tiempo y con el que podrás estar seguro de que no vas a olvidar dónde está el documento que necesitas para el colegio de tu hija o la cita con aquel amigo que no ves hace años.

Pero ¿cuáles son esas aplicaciones?

1. Notas

2. Calendario

3. Tareas

4. Archivos en la nube

Con esas herramientas, cualquier padre o madre ocupado puede tener a la mano toda la información necesaria para gestionar ideas, compromisos, archivos o responsabilidades familiares, sin horas perdidas en configuraciones, sin millonadas pagadas en suscripciones a la app de moda por la que internet está enloqueciendo y, tal vez lo más importante, sin perder tiempo y paciencia buscando lo que deberías encontrar en 10”.

1. App de notas

En una época en la que la IA está invadiendo casi todos los aspectos de nuestra vida, la organización digital y sus apps no son la excepción. Pero, estoy seguro de que una app de notas sencilla, que te permita tener a la mano tu información, escribir ideas, escanear documentos y gestionar fácilmente todo lo relacionado con tu familia, es lo único que necesitas. No necesitas una app que te prometa predecir tu futuro. Solo necesitas una que te deje escribir y encontrar rápido.

2. Calendario

Otra cosa con la que necesitas tener claridad son los momentos del día en los que tu presencia, tanto física como virtual, es importante. En el calendario no necesitas escribir tus tareas minuto a minuto y sentirte más abrumado que organizado. Si tienes un compromiso, aquella cita médica de tu hija, el café con tu amigo, la reunión de trabajo, inclúyelos en esta aplicación – la que te guste – . Si tienes esa vista clara, sabrás exactamente qué tienes que hacer mañana al despertar, sin tener que adivinar.

3. Tareas / Recordatorios

Las aplicaciones de tareas o recordatorios, a diferencia del calendario, sí son para definir todas y cada una de esas acciones que debes completar en tu día. Si tu hijo te llama para que le hagas el favor de comprar los materiales para su proyecto escolar, pero tu estás en medio de una reunión con tu equipo de trabajo, corres el riesgo de olvidarlo. En ese momento, lo mejor que puedes hacer es incluir un recordatorio en tu app para unas horas más tarde. Nada más, máximo 30” escribiendo y programando el recordatorio.

4. Archivos en la nube

Usa los archivos en la nube para conservar todos aquellos elementos que no necesitas en el corto o mediano plazo y que no están relacionados con proyectos o temas puntuales – estos pueden ir en las notas –. Pero elige un solo servicio y que no te pase lo que me pasó alguna vez a mi, tenía iCloud Drive, OneDrive, Dropbox y hasta Box. Y en todos tenía archivos diferentes o diferentes versiones del mismo archivo. Elige el que más te guste y se acomode a tus necesidades y quédate con este.

Como ves, no necesitas tener 20 apps de productividad que te agobien con desorden, notificaciones, configuraciones y suscripciones. Solo necesitas 4 apps puntuales y empezar a organizar tu vida digital sin complicaciones.

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