Si eres padre o madre ocupado como la mayoría de los que hacemos parte de esta comunidad, estoy seguro de que llevas varios proyectos personales, familiares o profesionales al mismo tiempo, tales como un trámite del colegio de tus hijos, pintar la casa, terminar el informe de la oficina o, desarrollar aquella idea que guardaste la semana pasada.

También estoy seguro que guardas información relacionada con esos proyectos en diferentes lugares como el e-mail, WhatsApp, notas de papel, post-it o, en el peor de los casos, en tu cabeza y que cuando vas a buscar algo, no lo encuentras, no recuerdas donde lo guardaste o lo has olvidado por completo.

Antes de seguir, quiero hacer un paréntesis para tener claridad de lo que no es un proyecto. No es algo genérico como emprender, no es enviar un correo, no es ir al médico y no es algo difuso que no puedas ejecutar. Al contrario, un proyecto es algo que tiene fecha límite y diferentes pasos a seguir como el viaje de vacaciones con la familia, cambio de colegio de tus hijos, bajar 10 kgs o preparar una reunión con tu cliente.

¿Y por qué usar una app de notas?

A veces, creemos que necesitamos una aplicación especial para proyectos, llena de funcionalidades avanzadas y que, al final, no usamos para nada. Por eso, personalmente, siempre he creído que la mejor manera de gestionar los proyectos es a través de la aplicación de notas que utilizas a diario, en cualquiera de tus dispositivos y sin complicaciones, sin curvas de aprendizaje y sin tener que explorar utilidades que te van a llenar de estrés y van a retrasar la ejecución de lo que tienes que hacer. Recuerda que lo que buscamos no es belleza o productividad perfecta, sino la organización digital de tu vida.

Estructura del proyecto en tu app de notas

Quiero empezar a contarte como estructuro los proyectos desde el mismo momento que me surge la idea o tengo un trabajo que entregar en un plazo determinado. Recuerda que no necesitas un sistema complejo, sino funcional que te organice y te simplifique la vida. Tomemos como ejemplo un proyecto de cambio de colegio para tus hijos:

1. Crea una sola nota por proyecto con un título claro: “Cambio de colegio 2026”. El título da claridad, baja la ansiedad y el cerebro sabe qué información hay en esa nota.

2. Escribe, aunque parezca obvio, unas frases para explicar ¿Qué es el proyecto? y ¿Por qué importa? y lograr así conexión inmediata con el mismo. En el caso de nuestro ejemplo quedaría asÍ:

   • ¿Qué es? Evaluar y gestionar el cambio de colegio de mi hijo para el próximo año.

   • ¿Por qué importa? Porque quiero tomar la decisión con calma y sin hacerlo a última hora.

3. Crea una lista simple de pasos o tareas sencillas relacionadas con el proyecto. No pienses demasiado, solo escribe y no busques la perfección. No necesitas fechas, ni prioridades, solo tener claridad y orden de los pasos que te van a llevar a cumplir el objetivo del proyecto. Por ejemplo:

   • Pedir referencias.

   • Revisar fechas.

   • Llamar a 3 colegios.

   • Visitar 2 colegios.

   • Tomar decisión.

4. Después de estas configuraciones iniciales, puedes empezar a guardar toda la información relacionada con el proyecto o ideas sueltas. Un ejemplo puede ser:

   • Nombres de colegios

   • Teléfonos

   • Rectores

   • Correos

   • Links

   • Recomendaciones

   • Transcripción de conversaciones.

Esto realmente es magia y te evita tener “20 notas diferentes” del mismo proyecto. Recuerda, orden digital y ejecución sin complicaciones.

5. En el día a día guarda en esa nota todo lo que salga del proyecto. Haz una pregunta simple: ¿Ya está en la nota?, si no está, guarda o escribe, si ya está, suelta y relájate.

Trata de evitar errores comunes como dejarla bonita o bien diagramada, recuerda que no es una publicación para Instagram o Pinterest, sino tu herramienta perfecta para gestionar cualquier proyecto y recordar donde tienes toda la información. Si tu la entiendes, funciona.

Recuerda que gestionar proyectos no es productividad avanzada y enredada, sino estar organizado, pensar menos y centrarte en el objetivo y para eso, la nota es la herramienta perfecta.

Recomendación de la semana

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