Personalmente, como ya te he explicado en otros artículos, considero que las notas (ya sean digitales o físicas) son el pilar fundamental de un sistema de productividad. Si, ya se,  las tareas y el calendario también son importantes, pero las notas tienen un papel fundamental cuando dimensionamos cómo pueden apoyarnos en nuestro día a día.

Yo he usado este tipo de aplicaciones desde que Evernote se convirtió en una revolución digital por allá en 2010.

En este artículo quiero mostrarte una metodología que he ido adaptando poco a poco y que te ayudará a empezar tu propio sistema de notas digitales sin esfuerzo y sin ser un experto en tecnología.

Elegir la aplicación de notas que se adapte a tus gustos y necesidades

Si bien es cierto que lo importante de la productividad digital no es la herramienta sino el sistema, descubrir la aplicación de notas que se adapte a nosotros puede ser una tarea abrumadora. Yo he preparado una lista de características que puedes tener en cuenta a la hora de elegir:

• Si tienes dispositivos con diferentes sistemas operativos, por ejemplo un iPhone y computador HP, la aplicación de notas debe funcionar en cualquiera de estos. Claros ejemplos son One Note o Evernote.

• Debe tener la capacidad de captura rápida para que puedas guardar información sin necesidad de dar muchas vueltas para crear una nota.

• La aplicación de notas debe permitirte escanear documentos, tomar fotos, enlaces de texto, documentos o, hasta notas de voz. Las notas son una gran herramienta cuando comprendes que puedes guardar en ellas cualquier cosa.

• Hay quienes nos gusta la estética o el minimalismo en nuestras notas. Personalmente creo que la aplicación debe ser bonita e inspirarme a usarla constantemente. Los casos perfectos para esto son Bear o Craft. La primera solo funciona en el ecosistema de Apple, pero la segunda la puedes probar en tu computador Windows o en la web.

• Que te permita exportar a diferentes formatos. La mayoría de las veces, las notas empiezan como simples bosquejos de ideas y terminan siendo verdaderos proyectos. Ojalá, la aplicación que elijas permita exportar a PDF, Imagen o un documento de Word.

Actualmente, el mercado ofrece una gran variedad de herramientas para tomar notas, unas más avanzadas que otras, pero mi recomendación es que empieces por una gratuita como Apple Notes o la que tengas en tu celular y en la medida que vayas tomando el gusto a tomar notas, vas probando nuevas aplicaciones. Yo prefiero las simples pero poderosas.

Empezar a organizar gracias a la metodología ARPA

Actualmente, hay muchas metodologías de productividad digital y organización de la información y cada una promete ser la más adecuada para sentirnos organizados. Hay quienes no tienen ninguna organización y son felices. A través de los años, he ido entendiendo que lo mejor es ir creando una metodología propia que se adapte a mis necesidades y gustos personales.

Hace algunos años descubrí una metodología creada por Tiago Fortecon la que dividía las notas en diferentes carpetas. Cuando la empecé a probar, me di cuenta de la facilidad que tenía para clasificar mis notas más adelante. Pasé de guardar algunas en una carpeta que llamaba “Varios” donde se perdían, a  clasificarla según el área de mi vida donde más se acomodaba (ya te lo voy a explicar mejor). Para lograr esto, creo 4 grandes carpetas que son:

1. Áreas.

2. Recursos.

3. Proyectos.

4. Archivo

Dentro de cada una de ésta, conservo otras carpetas que corresponden a esos aspectos de mi vida diaria.

Además, tengo una carpeta adicional que llamo “Metas” en las que guardo aquellas notas que me ayudan a tener presentes algunos objetivos personales y profesionales en el mediano y largo plazo.

Las notas en la vida diaria

Ahora, te voy a explicar con ejemplos como usar este sistema:

1. Áreas:

Son aquellas áreas permanentes de responsabilidad en tu vida. Por ejemplo, dentro de ésta, tengo una carpeta que llamo “Pagos Personales” en la que guardo toda aquella información relacionada con mis pagos, las referencias bancarias, el pago del celular, etc. Es un área que no tiene fecha final y que hace presencia permanente cada vez que la necesito.

2. Recursos:

A diferencia de Tiago Forte, que ubica los Recursos en el tercer lugar del sistema, yo decidí darle mayor relevancia ya que alimentan tanto las Áreas como los Proyectos.

En Recursos se conserva aquella información que nos interesa, que sentimos relevante para nuestra vida, que nos motiva o que nos da diversión. Yo en Recursos tengo una carpeta que se llama “Café” donde guardo aquellas marcas nuevas que pruebo, lugares de café que he probado o que vale la pena visitar o aquellas cafeteras que quisiera comprar algún día.

3. Proyectos:

Los proyectos, al contrario de las áreas, tienen una fecha final y un objetivo por cumplir. Están relacionados con aspectos profesionales y personales. Por ejemplo, cada vez que inicio una consultoría, creo una carpeta en la que guardo notas relacionadas con el proyecto. Ahí es donde adquiere importancia la carpeta Recursos. Si la consultoría tiene que ver con Comunicación Digital, busco en mis notas cualquier idea o información que haya guardado de este tema.

4. Archivo:

Yo casi no borro mis notas. Las guardo en esta carpeta cuando ya pierden relevancia en mi vida o ya entregué el proyecto. De esa manera, conservo mi conocimiento y, si es necesario, lo retomo en algún momento.

Además, dentro del sistema también tengo una zona donde se guardan todas aquellas notas que aún no se han clasificado. La mayoría de las aplicaciones la tienen configurada por defecto. Apple Notes y Bear la llaman simplemente “Notas”, en Evernote se puede llamar “Inbox” y en Craft se llama “Sin Clasificar”. Es una zona fundamental porque hace parte de la captura rápida que explicaba en un comienzo.

Revisar las notas y ajustar el sistema

Ajustar el sistema es incluir otras carpetas que tu consideres relevantes. Como la que yo creé para mis metas personales y profesionales. Tu puedes crear una para guardar las obras de arte escaneadas de tus hijos o lo que crear que puedes adaptar a tu vida.

Y ya, por último es generar el hábito de la revisión periódica de las notas. Puedes hacerlo con la frecuencia que mejor se adapte a ti. Semanal, mensual, etc. No importa. Lo importante es que las revises para que el sistema no colapse en algún momento.

Mi vida y mi trabajo en imágenes

Un pensamiento propio

Las notas son aquellas piezas de información que construyen parte del mapa de nuestra vida y le ayudan al tu del futuro a ser más productivo, hábil y feliz.

¿Qué aprendí para ésta edición que te puede servir?

1. Cada uno construye el sistema de productividad que se adapte a sus necesidades.

2. Para descargar nuestro cerebro debemos escribir notas, ya sea un celular, un computador o una servilleta.

3. Las notas no solo son grandes tratados, son cartas de amor sin enviar, son mensajes de WhatsApp, son las listas de mercado y, hasta el primer capítulo de un libro.

Preguntas al lector

1. ¿Qué app de notas usas en tu día a día?

2. ¿Qué conservas en tus notas?

Gracias por llegar hasta acá.

Un abrazo

Iván