“El tiempo no alcanza para nada. Yo para que me organizo si, igual, voy a seguir haciendo lo mismo mañana. Así soy yo y es difícil hacer las cosas diferente·.

Esas son las respuestas que amigos y familiares, la mayoría padres con hijos adolescentes, me dan cuando me preguntan que qué es eso de la Organización Digital.

Sin embargo, les cuento que si dan los primeros pasos y se organizan van a sentirse más tranquilos, productivos y con la mentalidad de usar positivamente sus dispositivos.

– Pero es que para eso necesito mucho tiempo, me dicen.

No, para empezar necesitas menos de una hora y acá te voy a contar cuáles son los pasos para hacerlo.

Así que toma tu café de la mañana y trata de aplicar algunos de estos pasos que te van a hacer sentir organizado y en control de tu vida digital.

Paso 1: Definir tus 4 apps esenciales

Desbloquea tu teléfono. Seguramente tienes una app de notas que viene predeterminada, un calendario, una de tareas y los archivos que puedes sincronizar en la nube. No necesitas nada más para empezar. Si tienes más de una de cada una, revisa cuál es la que más usas y considérala esencial para el proceso.

Paso 2: Establecer un lugar para captura rápida (Inbox)

Las ideas, los datos, las tareas y en general, cualquier tipo de información pueden llegar en el momento menos pensado o inoportuno. No tienes un papel donde escribir y por eso, es importante que tengas un espacio para capturar rápidamente las cosas y no dejar nada a la memoria que, con las ocupaciones y distracciones actuales, no es muy confiable que digamos. Este Inbox yo lo dejo en la aplicación de notas que es el lugar más adecuado para conservar datos e ideas que quiero desarrollar más adelante.

Paso 3: Crea una carpeta familiar compartida

A veces, el día a día, los afanes del trabajo o la familia y hasta nuestras propias preocupaciones nos llevan a guardar los archivos en cualquier carpeta. Lo peor de todo es que, cuando los necesitamos, no encontramos nada rápidamente. Una carpeta familiar compartida en la que tengamos los archivos relacionados con todos los miembros de la familia – hasta las mascotas – te va a solucionar el problema de no tener claro donde guardas ese tipo de información.

Paso 4: Comparte el calendario con tu familia

De la misma manera que creas carpetas compartidas en los archivos, los calendarios compartidos te van a ayudar a tener claridad las citas y los eventos de cada uno de los miembros de la familia. De esa manera, vas a saber cuándo tienes la reunión en el colegio, o cuando tu hija tiene esa presentación tan importante a la que no puede faltar. Un tip: usa un código de colores para cada calendario.

Paso 5: Establece recordatorios automáticos

¿Recuerdas las cuatro apps esenciales? Bueno, una de las más útiles es la de Tareas o Recordatorios. Si no quieres olvidar el pago mensual del colegio o llamar a tu amiga de cumpleaños, establece recordatorios automáticos periódicos y deja que la tecnología trabaje para ti. Como ya te había dicho, no dejes el trabajo de recordar cosas al cerebro. Deja que todo descanse en tu sistema de organización digital.

Paso 6: Elegir un lugar para cada tipo de información

Y así como es importante tener claridad de cuáles son las 4 aplicaciones esenciales para empezar a organizarte digitalmente, es importante saber para qué es cada una. Puede parecer lógico y hasta básico, pero siempre es bueno tener esa claridad.

• Notas: Son las más útiles del sistema. Entre muchas cosas más, sirven para guardar ideas, desarrollar textos, escanear facturas o recibos, guardar números importantes, gestionar proyectos y conservar información relacionada a estos como archivos, fotos, dibujos y demás.

• Tareas / Recordatorios: Sirve para gestionar aquellas cosas que debes hacer y no olvidar cuándo debes hacerlas.

• Calendario: Es el lugar exacto en el que guardas aquellos eventos que requieren tu presencia física o virtual y que toman un espacio de tu tiempo. No guardes allí tus recordatorios porque dan la sensación de caos en tu organización.

• Archivos: Te van a ayudar a conservar aquellos archivos que no requieren consulta constante. Por ejemplo, el seguro anual, las obras de arte de tu hija escaneadas para conservarlas, facturas, manuales, etc. Recuerda que debes compartir la carpeta familiar.

Paso 7: Silenciar notificaciones no esenciales

La idea de la organización digital es lograr recuperar tiempo y estar más tranquilos en nuestro día a día y uno de esos pasos es alejarnos un poco de nuestros dispositivos y compartir tiempo en familia. Desactiva las notificaciones de las aplicaciones no esenciales y notarás un gran cambio en tu productividad y en tu relación familiar.

De esta manera, poniendo en práctica estos 7 pasos, te darás cuenta de que no es necesario dedicar horas enteras – que ningún padre o madre ocupado tiene en realidad – para organizarte digitalmente.

¿Crees que estos pasos son suficientes? ¿Tienes otro que creas que se pueda aplicar? Cuéntame en los comentarios.

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